ASSISTANT DE DIRECTION H/F
Définition des missions : Sous la responsabilité de la Directrice des Systèmes d’Information et Télécommunication, il assure la gestion comptable et administrative de la Direction des systèmes d’information et télécommunication. L’agent travaille en étroite collaboration avec les chefs des services de la direction en apportant une aide permanente en termes d’organisation, de production de documents et de suivi des contrats. Il assure le suivi de l’activité de la direction. Dans ce cadre, il développe les outils administratifs nécessaires avec les chefs des services. Il a en charge le suivi de certains dossiers spécifiques confies par la directrice (préparation budgétaire, réponses aux courriers aux habitants) et participe activement au groupe des Assistants de direction de la collectivité.
Définition des activités :
- Organise le temps professionnel de la directrice et chefs des services (gestion agenda, organisation déplacements et réunions, rappel informations importantes…)
- Assure l’accueil téléphonique et physique,
- Centralise et distribue le courrier adressé à la direction,
- Assure la gestion des fournitures de la direction,
- Centralise et suivre les demandes d’interventions logistiques de la direction
- Effectue la réalisation, la mise en forme et le suivi de documents administratifs (prise de notes, rédaction, frappe, diffusion et classement)
- Effectue le suivi des instances (conseils municipaux, comités…) pour les échéances, recensement des points à inscrire à l’ordre du jour, transmission des documents avant / après…).
- Assure, en lien avec le Directeur, les chefs des services, le suivi des réponses aux courriers et aux mails des habitants.
- Assure la gestion administrative et technique de certains dossiers spécifiques,
- Participe au projet de mise en place de procédures transversales.
- Assure le suivi des contrats de maintenance, d’assistance ou d’hébergement en lien avec les prestataires et le directeur de la gouvernance de la donnée,
- Suit et centralise l’activité de la direction
- Gestion des documents administratifs et tableaux de bord de suivi de l’activité de la direction
- Suivi des courriers et réponses aux habitants
- Assure la gestion et suivi du budget de la direction SIT en sa qualité de référent comptable :
- Contribution à la réalisation des marchés informatiques et de leurs mises en exécution,
- Apporte une aide permanente aux équipes de la DSIT en termes de suivi budget,
- Préparation et suivi des commandes et règlements factures,
- Suivi des outils des budgétaires
- Co-construit avec la Directrice SIT, le budget de la direction
Connaissances et aptitudes particulières
- Posséder un diplôme dans le domaine du secrétariat (BTS Assistante de Direction)
- Maîtriser les différentes formes de rédaction administrative (courrier, notes, compte-rendu) et les techniques de classement
- Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint)
- Posséder des capacités d’organisation et les techniques de communication et de rédaction
- Savoir se montrer polyvalent, réactif et autonome
- Posséder le sens de l’initiative
- Savoir identifier les urgences et importances des sujets et dossiers
- Qualités relationnelles
- Savoir travailler en équipe
- Savoir se montrer disponible
- Courtoisie et diplomatie
Condition d’exercice et contraintes particulières :
Rythme de travail souple nécessitant une grande réactivité et une grande disponibilité
Horaires irréguliers en fonction des obligations de service public
Discrétion professionnelle et devoir de réserve
Horaires et rémunération :
Poste à temps complet 37h30
Télétravail 2 jours fixes/semaine
Rémunération statutaire + Régime Indemnitaire
Action sociale (CNAS, associations du personnel)